Cómo preparar un congreso multilingüe: lista paso a paso

Un congreso con ponentes y público de varios idiomas se decide mucho antes de abrir puertas. La IA puede ahorrarte cabinas y receptores, pero hay elecciones que solo puede hacer quien organiza: qué lenguas, en qué salas, en qué pantallas y cómo se entera el público. Esta lista las ordena en el tiempo.

Semanas antes: ¿en qué idiomas se habla y en cuáles se sigue?

Haz dos listas. Una, la del escenario: en qué lengua intervendrá cada ponente, moderadores incluidos. Otra, la del público: pregunta en la inscripción en qué idioma quiere seguir las sesiones cada persona. Si el escenario cambia de lengua, que lo diga el programa: el del FORWARD Summit 2026 marcaba en qué idioma, catalán, castellano o inglés, iría cada sesión.

Con eso, reparte:

• En el móvil, con Speech, cada persona elige entre los idiomas del evento y cambia cuando quiera. Link3rs ofrece más de 60.
• En las pantallas, con Captions, caben el idioma de quien habla, el de la sala o hasta cuatro lenguas en franjas separadas.
• En las mesas bilingües, el modo Conditionals trabaja con una pareja de idiomas y subtitula cada intervención en la otra lengua.

Con los ponentes confirmados: ¿qué tiene que saber la IA?

Los fallos que más se notan caen en los nombres propios: un apellido, una sigla, la marca de un patrocinador. En Knowledge, cada charla tiene su glosario, y el contexto se carga con lo que ya existe: la escaleta, el programa, las diapositivas o el audio de un ensayo. Tu trabajo es reunirlo a tiempo:

• Pide a cada ponente sus diapositivas, aunque no sean las definitivas, y una lista de sus siglas y tecnicismos.
• Comprueba cómo se escriben los nombres de moderadores e invitados a las mesas.
• Si haces varios actos en la misma sede, lo que es de la casa (ciudad, patrocinador, cargos) se escribe una vez y vale para todos.
• Pon una fecha límite y un responsable de actualizar el glosario si hay sustituciones.

En la visita al recinto: ¿qué salas, qué pantallas, qué sonido?

Recorre cada sala con quien lleve la técnica y decide qué verá y qué oirá el público:

• El modo. Se elige al crear la sala en Backstage, entre cuatro: Captions (texto en pantalla), Conditionals (sesiones bilingües), Speech to Speech (voz traducida) y Mixer (salas con mesa de sonido).
• Las pantallas. Cualquiera sirve, de la grande a una franja bajo el escenario, con los colores del evento. Fíjate también en las que ya repiten la imagen del escenario: en Tech Spirit Barcelona 2025, las auxiliares que había entre las columnas de la Llotja de Mar sumaron una franja con el texto en castellano.
• El sonido y la emisión. Con Mixer, la plataforma se integra en la cadena de sonido que ya tiene la sala; si hay retransmisión, a la productora le basta una URL para llevar los subtítulos a vMix u OBS.

Y decide quién llevará la consola: tu equipo o el de Link3rs.

Unos días antes: ¿sabe el público cómo seguirlo?

Cada sala tiene su propio código, en un QR que puede ir en la pantalla o en las acreditaciones (así se organiza). Con él se preparan:

• Un cartel por puerta, con el QR de esa sala: con varias salas, mezclar carteles es el despiste más fácil.
• Tres pasos junto al código: escanear, elegir idioma, escuchar o leer, sin instalar nada.
• Una diapositiva con el mismo QR para proyectar entre sesiones.
• Una línea en el programa y en el correo de confirmación: qué idiomas habrá y que conviene traer auriculares.

Es el recorrido que hizo el público del Forum TurisTIC 2026: el QR, el idioma y, a partir de ahí, la voz interpretada o el texto en directo.

La víspera: ¿has probado la cadena entera?

Si el recinto lo permite, ensaya con lo que se usará al día siguiente:

1. Habla por los micrófonos reales, el del atril y los de mano.
2. Escanea cada cartel con varios móviles y escucha con auriculares desde la última fila.
3. Lee los subtítulos desde el fondo y desde los extremos, con la luz de las sesiones.
4. Pasa al glosario cualquier sustitución de última hora.
5. Que quien lleve el control lo pruebe desde su móvil, donde cabe la consola entera: podrá moverse por la sala y oír lo que entra de verdad (cómo se monta).
6. Añade al guion del presentador un recordatorio del QR al empezar y tras cada pausa.

El día: ¿qué va solo y qué te toca a ti?

La consola puede quedar lista horas antes (a las ocho para un acto de las diez, por ejemplo) y arrancará con la primera palabra. Unos veinte minutos antes de empezar, Crosscheck comprueba micrófono, red y latencia, cuando aún se puede arreglar lo que falle.

Durante la jornada, mucho va solo: la sesión se detiene con una cuenta atrás cuando la sala calla; si el texto se queda quieto, un vigilante recupera la conexión, y cambiar el idioma de una pantalla es inmediato, porque todos siguen funcionando a la vez.

A ti te queda lo que no hace ninguna consola: tener auriculares de repuesto en la acogida y escuchar de vez en cuando desde una butaca cualquiera.

Después: ¿qué guardas para la próxima edición?

Cuando todo acabe, anota qué ha fallado en carteles, salas y glosario mientras lo tienes fresco: con esa lista empieza la próxima vez. Lo que deja el propio evento en Backstage, de los resúmenes al certificado de entrega, lo explica a fondo la guía Después del evento: cómo aprovechar todo lo que se dijo.

Cada pieza tiene su página: Speech, Captions y Backstage. Y si tu congreso ya tiene fecha, cuéntanoslo.