Després de l'esdeveniment: com aprofitar tot el que s'hi va dir

Quan s’acaba un congrés, el primer que desapareix és el muntatge. El que es va dir a l’escenari, en canvi, pot continuar treballant durant setmanes: al web de l’esdeveniment, als mitjans i al correu de qui s’hi va inscriure i no hi va poder anar. Si l’esdeveniment va ser multilingüe, a més cal decidir en quines llengües explicar-ho. Aquesta guia repassa quin material queda, com treure’n profit i què convé deixar decidit abans de començar.

Què queda quan s’acaba l’esdeveniment?

A Backstage, n’hi ha prou de prémer Stop. La jornada es divideix en xerrades, que reben el seu nom i els seus talls, i de cadascuna se n’obtenen capítols, resums, idees i peces a punt per publicar. Ningú no ho ha d’encarregar: l’equip tècnic pot recollir i marxar.

Una part ja és a les mans del públic. Qui va fer servir Insights a Speech es va endur al correu les notes que es prenien mentre parlava el ponent.

Com ho aprofites per comunicar?

Publica mentre encara es parla de l’esdeveniment: els dies següents, no el mes següent. Amb aquest material pots preparar:

• Una pàgina per xerrada al web de l’esdeveniment, amb el seu resum i els seus capítols.
• Una crònica de la jornada per al butlletí, amb les idees principals de cada sessió.
• Frases dels ponents per a les xarxes socials, sempre amb el seu nom.
• Una nota de premsa amb les declaracions que més interessin als mitjans.

Les dues últimes posen paraules a la boca d’algú, així que demanen més cura. Backstage sotmet tot el que genera a una comprovació: busca cada cita entre cometes a la transcripció i, si no la troba, aquella peça queda fora. A més, suggereix de qui és cada veu i ensenya la frase de l’acte en què es basa, però no hi escriu el nom: aquesta decisió és teva, i val la pena prendre-la amb calma abans que una cita arribi a un diari.

I qui no hi va poder anar?

Un congrés té més públic del que hi cap a la sala: qui es va inscriure i a l’últim moment no hi va poder anar, els equips que es van quedar a l’oficina i, de vegades, els mateixos assistents. Al SAP Connect Day, set trobades compartien pavelló alhora i cadascú escoltava amb auriculars la que més li interessava: mentre en seguia una, es perdia les altres.

Altres esdeveniments només es viuen en persona. El Forum TurisTIC 2025 no es podia seguir a distància, i en casos així el que es publica després és l’única manera d’arribar a qui no hi era.

Per a aquest públic, els capítols valen tant com els resums: permeten anar a la part que interessa sense recórrer tota la jornada. Envia el material, ordenat per sessions, a tota la llista d’inscrits i no només a qui hi va assistir.

En quines llengües ho publiques?

Durant l’esdeveniment, cada persona va triar la seva llengua entre més de 60. Seria una llàstima que, després, tot sortís en una de sola.

A Tech Spirit Women hi va haver sessions en castellà, en anglès i en català, i cada assistent podia quedar-se en una sola llengua de principi a fi. Si la crònica es publiqués només en la llengua de cada ponent, el públic que va seguir el matí unit tornaria a separar-se.

Publica, com a mínim, en les llengües que oferia l’esdeveniment, i mantén iguals a totes les versions els noms propis, els càrrecs i els termes tècnics.

Com ajuda a l’accessibilitat?

L’accessibilitat no s’acaba amb la cloenda. Durant les sessions, Captions a les pantalles i els ajustos de text de Speech ajuden a seguir el que es diu; el que es publiqui després mereix la mateixa cura.

El I Encuentro Internacional por los Derechos Digitales es va plantejar com un lloc per entendre amb claredat els reptes digitals, obert a tota la societat civil, i també es podia veure en directe per internet. Quan un esdeveniment vol arribar tan lluny, el text que en queda després continua aquesta mateixa idea:

• Un resum escrit el pot llegir una persona sorda o amb discapacitat auditiva, i un lector de pantalla el pot llegir en veu alta a una persona cega o amb baixa visió.
• Els capítols amb títol ajuden qui es cansa amb els textos llargs o té dificultats de lectura.
• Si publiques vídeos de les xerrades, afegeix-hi subtítols i un resum escrit, en una pàgina amb encapçalaments clars i un bon contrast.

Com saps que tot va funcionar?

Després de cada esdeveniment arriba la mateixa pregunta, del client, del patrocinador o de la direcció: va anar bé? Backstage la respon sense dependre d’impressions: en aturar-se, emet tot sol un certificat de lliurament que indica, canal per canal i en cada idioma, quina part es va servir, quina va caure i quina es va aturar a propòsit. És un bon document per fer balanç amb qui va encarregar l’esdeveniment i per decidir què cal canviar la propera vegada.

Què convé preparar abans?

Gairebé tot el que surt bé després es decideix abans:

1. Carrega el context de cada xerrada. A Backstage, cada sessió té el seu glossari: qui parla, on treballa i el vocabulari tècnic que farà servir. El resum d’aquella xerrada també s’hi recolza.
2. Demana permís als ponents per publicar fragments i frases seves.
3. Decideix qui revisa els noms que suggereix la plataforma i qui dona el vistiplau a cada peça.
4. Prepara els canals i les seves dates: el web, el butlletí, les xarxes i la llista de mitjans.
5. Tria les llengües del que publicaràs, igual que tries les de la sala.

El que passa quan es prem Stop ho tens, pas a pas, a Backstage; el que viu el públic durant les sessions, a Live. I si el teu proper congrés ha de continuar donant que parlar quan s’acabi, parla’ns-en.